Materi : Rapat Teleconference

Add caption

Add caption

Menerapkan Prosedur Kegiatan Rapat (Teleconference)

Pengertian Rapat dan Rapat Teleconference

Rapat teleconference
A.Pengertian Teleconference
Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.
teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.
Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.
Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang

MENGENAL JENIS-JENIS TELEKONFERENSI

Telekonferensi (teleconference) merupakan pertemuan atau percakapan berbasis elektronik secara langsung (live) di antara tiga atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem telekomunikasi.
Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :
1. Audio Conference (Conference Call)
Audio Conference atau disebut juga conference call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
Dari semua jenis telekonferensi, Conference Call paling popular karena memiliki kelebihan sebagai berikut :
Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.
Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.
Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat.
Untuk melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge (peralatan khusus yang menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu) yang disediakan oleh provider conference call. Biasanya ada biaya tambahan yang dikenakan oleh provider conference call bagi penggunanya.
Kongkow Conferencing saat ini merupakan salah satu provider conference call di Indonesia, dan berbeda dengan provider lainnya, pengguna dapat menggunakan fasilitas telekonferensi tanpa perlu melakukan reservasi / booking. Cukup hanya dengan registrasi satu kali saja, anda dapat menggunakan kode PIN yang dapat digunakan berkali kali. Kami juga memiliki paket dasar / paket gratis dimana kami tidak mengenakan biaya apapun juga untuk penggunaan conference bridge kami.
2. Video Conference
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.

JENIS JENIS PERANGKAT TELECONFERENCE

1. Audio Conference

Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Audio Conference mempunyai kelebihan dibandingkan web conference dan video conference karena biaya yang relatif lebih murah. Biaya yang perlu dianggarkan untuk mengadakan audio conference hanya mencakup biaya pembelian unit telepon dan biaya percakapan jarak jauh yang dilakukan melalui telepon. Namun, kelemahan audio conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis ketika hanya suara kolega yang bisa terdengar. Lelucon dan ucapan dapat ditangkap bermakna beda saat pembicaraan dilakukan tanpa bisa melihat wajah dan ekspresi pembicara. Kelemahan lain yakni kualitas panggilan menjadi menurun saat pihak dari lokasi lain ditambahkan ke dalam percakapan telepon tersebut. Saat beberapa pihak terlibat dalam satu pembicaraan dalam satu panggilan secara bersamaan, maka kemungkinan pihak-pihak tersebut berbicara dalam satu waktu yang sama menjadi lebih besar. Konsekuensinya, satu sama lain tidak dapat menyampaikan gagasan dengan efektif.

2. Web Conference

Conference call kini bisa digunakan tergabung dengan web conference sebagai pelengkap, dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet. Penggabungan ini memungkinkan penelepon yang terhubung dalam satu panggilan secara bersamaan dapat melihat isi dari dokumen tersebut, yakni laporan perusahaan, bagan penjualan, dan data perusahaan yang dipresentasikan oleh salah satu partisipan web conference. Keuntungan utama dari web conference adalah presenter dokumen dapat memberikan penjelasan mendetail mengenai suatu dokumen, sementara peserta web conference lain dapat secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut. Dokumen yang dikirim lewat surat elektronik ini kemudian diapresiasi dengan analisis oleh para peserta dan respon dapat didiskusikan dengan cepat tanpa menunggu komunikasi yang dilakukan melalui surat elektronik atau panggilan telepon biasa. Web conference bisa dilakukan tanpa biaya. Keuntungan lainnya dalah web conference memungkinkan peserta telepon dapat mengetik atau berbicara dalam satu waktu bersamaan tanpa kemungkinan tidak didengar seperti yang terjadi pada audio conference. Hanya saja, web conference memiliki kelemahan serupa dengan audio conference, yakni sulit untuk menilai keseriusan atau humor seseorang dalam bentuk komentar yang diketik, juga tak ada kepribadian yang tergambar dalamnya. Selain itu, kendala mengenai teknologi juga memegang peranan signifikan. Bagi mereka yang tak biasa menggunakan teknologi, pemanfaatan web conference menjadi kurang efisien.

3. Video Conference

Video conference adalah layanan yang menyediakan fasilitas untuk mempertemukan dua pihak atau lebih yang berada di lokasi yang berbeda, menggunakan jaringan komputer dengan komunikasi Audio dan Video. Cara komunikasi ini merupakan kesempatan bagi para peserta untuk saling melihat dan mendengar dan memiliki banyak keuntungan dibandingkan hanya konferensi audio saja. Dengan kata lain, konferensi video adalah teknologi menggunakan video dan suara untuk menghubungkan peserta atau user yang berjauhan satu sama lain melalui internet, dimana seolah olah mereka berada di ruangan yang sama yang saling mengintregasi. Setiap pengguna dapat melihat dan mendengar satu salam lain secara real time, dan memungkinkan percakapan secara alami.

Video conference secara luas banyak digunakan di sektor industri. Banyak perusahaaan multinasional menggunakan video conference sebagai sarana berkomunikasi dengan mitra mereka di Negara yang berbeda. Sedangkan untuk usaha menengah, mereka menggunakan video conference untuk memungkinkan pelanggan dan pemasok dari berbagai Negara.Video conference juga sangat sangat menarik digunakan di dunia pendidikan (solusi e-learning) dan bisnis. Dengan menggunakan video conference serasa lebih dekat dengan sesame pengguna (tatap muka), sehingga akan menciptakan penghematan baya dan waktu. Banyak universitas telah mengadopsi video sebagai media untuk pengajaran, dan juga para pengusaha di seluruh dunia yang menggunakan video conference sebagai sarana untuk dapat tetap berhubungan dengan orang lain.Video conference adalah suatu bentuk komunikasi yang sangat berguna karena menghemat waktu dan biaya perjalanan bagi orang-orang. Video conference antara dua orang (point to point) atau antara banyak orang (multi point) . selain transmisi audio dan video antara orang-orang, video conference juga dapat berbagi dokumen.


B. PENGERTIAN RAPAT
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya.
Para pekerja kantoran atau organisasi pasti sering mendengar kata rapat dan sering melakukan rapat. Apa sebenarnya pengertian rapat itu ? dalam Bahasa Inggris, rapat disebut dengan “meeting” yang dapat diartikan sebagai pertemuan atau kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. Pengertian rapat menurut Wursanto adalah :
Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawaran untuk mufakat.

Rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
Rapat adalah pertemuan antaranggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama
Rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Alasan mengadakan rapat
Menurut Wursanto, rapat diadakan apabila :
Pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari para stafnya atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.
Materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia, sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera dipecahkan.
Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para bawahan untuk memberikan saran/pendapat secara langsung kepada pimpinan terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui rapat.
Telah diputuskan oleh pemimpin agar diselenggarakan rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

Jenis-jenis Rapat (Dilengkapi dengan Contoh dan Defenisinya)

Rapat, diskusi, atau pertemuaan adalah hal yang pasti dilaksanakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keputusan-keputusan penting yang ditetapkan pada kantor bersangkutan biasanya dibicarakan terlebih dahulu melalui rapat untuk dimaklumi bersama.

Paling tidak ada 6 jenis pertemuan/rapat yang biasanya diselenggarakan oleh sebuah perusahaan/kantor. Keenam jenis rapat itu antara lain:

1. berdasarkan tujuannya
2. berdasarkan sifatnya
3. berdasarkan jangka waktunya
4. berdasarkan frekuensinya
5. berdasarkan namanya
6. berdasarkan urgensinya

Baiklah Sahabat Populer, berikut ini mari kita bahas dengan lebih detail semua jenis-jenis rapat yang tertulis di atas lengkap dengan defenisinya.

1. Berdasarkan Tujuannya

a. Rapat penjelasan (information conference)
Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan. Biasanya disampaikan oleh kepala kantor/perusahaan guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Biasanya, ada sesi tanya jawab

b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Rapat yang dilaksanakan untuk mencari solusi tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Peserta rapat sangat diharapkan memberikan masukan, saran, dan gagasan yang akan disimpulkan secara bersama-sama. Hasil kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

Contoh Agenda Rapat "Rencana Pengembangan Pemasaran"
Contoh Surat Undangan Rapat (Rencana Pengembangan Pemasaran)

c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak (win-win solution).

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Rapat resmi (formal meeting)
Rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat/pemberitahuan/undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rpaat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba–tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah–masalah yang tidak bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup
Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

a. Rapat mingguan
Rapat yang diadakan sekali seminggu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan
Rapat yang diadakan sekali bulan dan biasanya mengevaluasi kinerja bulan lalu dan merencanakan program bulan depan.

c. Rapat semester
Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan
Rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensinya

a. Rapat rutin
Rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah–masalah rutin dalam suatu organisasi/perusahaan.

b. Rapat insidentil
Rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5. Berdasarkan Nama

a. Rapat kerja
Rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b. Rapat dinas
Rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c. Musyawarah kerja
Biasanya kita menyebutnya juga dengan rapat kerja.

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
Tugas-tugas Humas/Public Relation

6. Berdasarkan Urgensinya

a. Rapat biasa
Rapat yang diadakan untuk membahas masalah–masalah yang sudah dianggap biasa.

b. Rapat penting
Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

Menurut Ernawati, ada beberapa kegunan atau fungsi rapat, yaitu sebagai berikut :
Forum diskusi untuk memecahkan masalah.
Forum silaturahmi.
Sarana bernegosiasi.
Ketetuan hukum.
Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban.
Brainstorming-sumbang saran.
Sarana berkonsultasi.

Tujuan rapat
Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :
Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.

Sedarmayanti menyatakan bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena :
Untuk memecahkan masalah.
Untuk menyampaikan informasi.
Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

Prinsip dasar rapat
Menurut Sedarmayanti, dalam menyelengarakan rapat hendaknya bersandar pada prinsip dasar dengan cara menjawab enam pertanyaan pokok yang biasa disebut dengan 5W1H, yaitu :
Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya rapat.
What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk menyediakan agenda rapat.
Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup satu kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak, memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.

Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.

Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :
Prapersiapan,
Persiapan,
Pelaksanaan,
Penggandaan dan pendistribusian.

Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan.

Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
Persepsi.
Ketepatan.
Kredibilitas.
Pengerndalian.
Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :
Pesyaratan komunikasi yang efektif.
Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.
Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan.

Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :
Pakaian.
Pandangan mata.
Mimik wajah.
Sikap badan.
Suara.
Tulisan.

Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
Penggunaan data.
Anekdot.
Membuat pertanyaan.
Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.

· Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.

· Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
1.Tepat waktu dalam memulai rapat.
2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :
Pembukaan
Pembacaan susunan acara rapat
Pembahasan materi rapat
Lain-lain
Penutup

Tugas :   1. Merangkum  di buku ,, dikumpulkan pada saat masuk.

               2. Bukti  ,di foto dan dikirim ke emaiL: nuryaniagustiyah69@gmail.com